Mint minden munkához, ehhez is adottság kell. Mindenekelőtt szeretni kell magát a munkát és az embereket. Egy szervező nagyon sok magyar és külföldi vendéggel találkozik és nem mindegy, hogy a külföldiek milyen képet alkotnak hazánkról.
A szervező legyen derűs, kedves és mosolygós, udvarias, figyelmes, előzékeny.

A 2006. augusztus 20-i tűzijáték közben kitört vihar alkalmával senki nem állította le a tűzijátékot, amely sajnálatos haláleseteket és sebesüléseket okozott.
Többször elhangzott, hogy a rendezvényszervező cég megfelelően készítette elő a tűzijátékot. Nem vagyok hivatott arra, hogy ezt elbíráljam, viszont van egy fontos szakmai része a rendezvények előkészítésének, amelyre szeretném felhívni a mindenkori szervezők és rendezők figyelmét: ez a forgatókönyv.

Az újságírónak is, a nyilatkozónak is bizonyos szabályokat kell betartania interjúkészítés közben. Dr. Vámos Katalin protokoll-tanácsadó hasznos tanácsokat oszt meg az olvasókkal.
Az interjúalanyt a munkahelyén illik felkeresni. Az újságíró bemutatkozás után közli, hogy melyik lapot képviseli, és bemutatja újságíró igazolványát.

Mi a különbség a sajtótájékoztató és a sajtókonferencia között? Sajtótájékoztatót akkor szokás rendezni, ha a mondanivaló hírértékű. A sajtókonferencia rendszerint egy rendezvényhez kapcsolódik.
Sajtótájékoztatót akkor szokás rendezni, ha a mondanivaló hírértékű.

Magyarországon nem szokás az írásbeli megköszönés - mondják a külföldi üzletemberek és diplomaták - pedig egy vacsorameghívást, ajándékot illik szóban vagy pár soros levélben megköszönni.

Az egyik legrégibb magyar illemtant Bilkei Pap Ferenc adta ki 1816-ban Pesten, amelynek egyes részei mosolygásra késztetik az olvasót. Íme néhány tanács:

A báli szezon minden évben január 6-tól, vízkereszttől hamvazószerdáig tartó időszak, ez a farsang, a bálok, a mulatságok ideje. A bál rendezésének és a bálok lefolyásának koronként és helyenként kialakult formái vannak, úgyszintén a táncok rendjének és az egyéb külsőségeknek is.
Ahhoz, hogy a vendégek jól érezzék magukat a bálban, kell egy kitűnő szervezőcsapat, aki előkészíti, megszervezi és minden olyan körülményt biztosít, amely lehetővé teszi a gondtalan szórakozást.

A protokollosok és rendezvényszervezők a munkájuk során sok magyar és külföldi vendéggel találkoznak. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ennek jó szakmai alapokon álló, pontos szervezőmunkával kell kiegészülnie. Nem közömbös, hogy a hazájukba visszatérő vendégek milyen összképet alkotnak a vendéglátókról és ezáltal hazánkról.

Mark Twain amerikai író - aki a modern amerikai irodalomban az elsők közt teremtette meg a beszélt nyelv varázsát - európai utazásai során 1899-ben Budapesten is járt.
Egy hét Budapesten című írásában olvasható az alábbi történet.

A fotózás megszervezése valamely rendezvény alkalmával, mindíg a protokollos vagy a rendezvényszervező feladata.
A pohárköszöntő általában a főétel elfogyasztása után hangzik el. A felszolgálók leszedik a tányérokat, mindenkinek teletöltik a poharát borral, majd csendben távoznak. Ekkor készíthet felvételeket a fotós,a pohárköszöntő után pedig behozzák a desszertet. Ez az elmélet, de a gyakorlat néha másképpen alakul...

A fiatal, kezdő szakemberek megnyugtatására: amíg ösztönösen viselkedtem az étkezések alkalmával, addig nem volt semmi baj. Miután azonban elolvastam az egyik, diplomaták részére összeállított szakkönyvet és annak útmutatásaira gondoltam, az engem is megzavart...

A protokollos rémálma, ha a magas rangú vendég ünnepélyes fogadásakor a külföldi zenekar nem a megfelelő himnuszt játssza.

Néhány évtizeddel ezelőtt, a Magyar Népköztársaság államfője, az egyik afrikai országba, Tanzániába érkezett. Amikor kiszállt a repülőgépből, a fogadására megjelent zenekar belekezdett az "Ádám hol vagy, vajon merre csavarogsz" kezdetű slágerbe. A jelenlévő magyar diplomaták azonnal leállíttatták a zenekart és tiltakoztak az illető ország hivatalos szerveinél.

Milyen legyen a protokollos nő magatartása, megjelenése a hazai és külföldi partnerek előtt?

A protokollos nő adja meg a tiszteletet a helyi és a nemzetközi szokásoknak megfelelően. Ne utasítsa el a hozzá fordulók kérését egyértelműen "nemmel", próbáljon segíteni. De ha ez túl van már a lehetőségein, a "jószándékot", amit tapasztalnak a vendégek, azt értékelni fogják és ilyen helyzetben még az "udvarias elutasítást" is elfogadják...

Õexcellenciája Jacques Chirac, a Francia Köztársaság elnöke 1997. január 15-16. között tett hivatalos látogatást hazánkban.
A továbbiakban megtudhatjuk, hogy ki a jó testőr és olvashatunk a biztonsággal összefüggésben egyéb érdekességekről: konvoj érkezik, kordon közé kerül, mit tud a bombakereső kutya, mi az élelmiszer vegyész feladata, tanácsok az újságíróknak, információ a protokollos részére

A karácsony az év legnagyobb és legnépszerűbb keresztény ünnepe. A szeretet, a család, Jézus születésének napja. Közismert jelképe a feldíszített fenyőfa. Magyarországon az utóbbi években egyre gyakrabban látni lakások ajtajára függesztett koszorúkat, az ablakokon fenyőágakból készített girlandokat.

Az üzleti élet illemkódexének egyik alapszabálya, hogy a férfiakat és a nőket egyenlő félként, egyenrangú munkatársként kell kezelni.
A siker titka mindkét fél számára az, ha a társasági és az üzleti élet illemszabályait ismeri és a helyzettől függően, képes mindkettőt egyformán alkalmazni.
 

Ha a protokollost az a megtiszteltetés éri, hogy a szerénységéről, egyszerűségéről és kedvességéről híres királyi pár részére programot szervezhet, azt kitüntetésnek érezheti. A királyi, államfői látogatásokat a Külügyminisztérium szakemberei szervezik, melynek vannak olyan speciális viselkedési szabályai, amelyek betartására különösen ügyelni kell.
 

2005-ben az a megtiszteltetés ért, hogy a Nemzetközi Protokoll Intézet – az International Protocol Institute a PROTOKOLL NAGYLÁNC ÉLETMÛ kitüntető díjat adományozta részemre.

I. János Károly és Zsófia királyné harmadszor tett hivatalos látogatást hazánkban.
Sólyom László köztársasági elnök úr meghívására 2007. május 29-én (kedden) három napos hivatalos látogatásra Magyarországra érkezett I. János Károly spanyol király és Zsófia királyné, akik harmadik alkalommal tettek hivatalos látogatást hazánkban. Az uralkodót katonai tiszteletadással köszöntötték a Szent György téren.

 

Attól függően, hogy - küldő országok, régiók, szervezetek szerint - kik a résztvevők, megkülönböztetünk kétoldalú, illetve többoldalú rendezvényeket.
Amikor hazánkba valamely külföldi országból egy delegáció érkezik, a program szervezésével kapcsolatos részletek megtalálhatók a Protokoll menüpontban: "Delegációk programjának szervezése" címmel írt anyagnál.
A látogatások ideje lehet egy- vagy többnapos. Ehhez kívánok példát adni.

A szinkrontolmácsok kiválasztása nagy körültekintést igényel. Ez a munka rendkívül fárasztó, nagy összpontosítást követel meg a tolmácstól, ezért félóránként váltják egymást. Mikor kijönnek a kabinból, félrevonulnak. Nem illik ilyenkor beszélgetést kezdeményezni velük. Ahogyan egyikük fogalmazott: a szinkrontolmács vízzel, levegővel és csenddel üzemel.

A videokonferencia üzleti tárgyalások, prezentációk, tréningek, távoktatási programok, konzultációk lebonyolítására, bel- és külföldi információszerzésre és szolgáltatásra alkalmas.
A következőkben a konferencia e modern válfaját járjuk körbe, azonbelül is a a nyilvánosság előtti viselkedés szabályait és az előadók lehetséges hibáit taglaljuk...

Cikkünk második részében a videokonferencia hallgatóságának hibáit vesszük sorra, és adunk tanácsokat ezek kiküszöbölésére, illetve a megfelelő öltözködésről ejtünk néhány szót.

Nincs a protokollosi munkában annyi csillogás, mint amennyi kívülről látszik. Nagyon fontos, hogy a protokollos nevének legyen hitele, bízzanak benne, színvonal kapcsolódjék a nevéhez és a munkájához. Munkája és magánélete során mindenki sokféle szervező munkát végez. Vannak viszont, akik hivatásuknál fogva egy életen át szervezéssel foglalkoznak...

Mindig hálásak voltak vendégeink, amikor látogatásuk végén emlékül átadtuk nekik az itt-tartózkodásuk során készült felvételeket.
Bizonyára sokan közülük ma is kedves emlékként őrzik az albumot. A fotózás megszervezése külön feladatot ró a protokollosra, és annak is megvannak a maga szabályai...

Az üzleti ajándék olyan figyelmességből adott dolog, amely kifejezi a két cég közötti üzleti barátságot és a hosszú távú korrekt kapcsolat fenntartását.