Az üzleti élet, a cég rangja, hírneve megkívánja, hogy a magyar és külföldi üzleti-, hivatali partnert színvonalas vendéglátásban részesítsük. Az oldottabb hangulatban, fehér asztal mellett folytatott megbeszélések elősegítik az üzleti-, hivatali életben eddig elért eredmények növelését is. Bár ez anyagi befektetést jelent, de távlatilag megtérül.

Vajon mi a feladata a szervezőnek az ilyen típusú rendezvényeknél?

Főnöke behívatja és megbízza egy üzleti ebéd vagy vacsora megszervezésével. Első kérdés annak tisztázása, hogy mennyi pénzösszeg áll rendelkezésre.

További feladatok:

• - a helyszín kiválasztása
• - a vendégek létszáma és nemzetisége
• - étlapról választanak vagy menüajánlatot kell kérni
• - megrendelő levél megírása
• - helyismeret
• - ha üzleti ebédről van szó, lehetőleg legyen közel a tárgyalás helyszínéhez
• - nincs ültetési rend, de azért legyen egy alapelképzelés a vendégek ültetéséhez
• - annak eldöntése, hogy szükség van-e tolmács igénybe vételére

A szervező feladatai a helyszínen a vendégek érkezése előtt:

• ellenőrzés
• étkezés időtartamának közlése az étterem vezetőjével, elsősorban akkor, ha ebédről van szó
• a felszolgálás sorrendjének közlése
• fotózás megbeszélése, az nem történhet bármikor

A szervező feladata az étkezés után

• a számla aláírása
• a pénzösszegnek határidőre való átutalása

A vendéglátó feladata:

• ha lehetséges, akkor a helyszínen fogadja a vendégeket
• óhajt-e pohárköszöntőt mondani, itt ez nem kötelező elem
• a vendéglátó megköszöni, hogy elfogadták a meghívást és kezdeményezi a búcsúzást.

Érdekesség:

Egy alkalommal a portugál tolmácsnak átadtam egy menüajánlatot, amit azonnal le kellett fordítania. Előbb értetlenül nézte a sorokat, mígnem megoldotta a feladatot. Megjegyzem, hogy az étel nagyon ízletes volt.

Ime a menü:

"Szezámmagos pulykamell bazsalikomos paradicsom-salátával és juhtúróval töltött parajos palacsinta körettel".

Összefoglalva:

Az üzleti ebéd vagy vacsora szervezéséhez némi gasztronómiai és szervezési ismeretekre van szükség.

- mennyi pénzösszeggel rendelkezünk

- milyen nemzetiségűek a vendégek

- van-e köztük vegetáriánus vagy kóser étkező

- mennyi a létszámuk

- válasszunk éttermet

- szükségünk van-e külön teremre

- hogyan fogjuk ültetni a vendégeket

- írjunk megrendelőlevelet

- hogyan történik a számla kifizetése / átutalás, készpénzfizetés, bankkártya stb. /

- legyen helyismeretünk

- étlapról fognak választani a vendégek, vagy

- menüajánlatot kérünk

- segítsük a vendéget az étel kiválasztásában

- az étkezéshez mennyi idő áll rendelkezésre, ezt közölni kell a felszolgálókkal

- ki fogja aláírni a cég nevében a számlát

- a számla összegének határidőre történő átutalása