Példa értékű az a levél, amit Habsburg Ottó úr küldött részemre, amikor a 90-ik születésnapja alkalmából köszöntöttem őt soraimmal. 

 

E levélnek két fontos mondanivalója van. Tiszteljen meg az Olvasó azzal, hogy a levelet elolvassa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Habsburg Ottó úr élénk diplomáciai munkát folytató politikus volt az Európa Parlamentben. Számos hivatalos és magánlevél érkezett hozzá a világ minden tájáról a hosszú évek folyamán. A több nyelvet anyanyelvi szinten beszélő Habsburg Ottó úr időt és fáradtságot nem kímélve válaszolt mindenkinek a levelére. A számomra küldött levélnek ez az egyik fontos üzenete. 

 

A levélnek további nagy értéke, hogy az, „a saját gondolatait tartalmazza.” A válaszlevél megírását nem a titkárra, a beosztottjára bízta, hanem fáradtságot nem kímélve íratta le a személyemhez szóló gondolatait. 

 

Gyakran tapasztaltam a hivatali munkám során, hogy politikusok, közéleti szereplők olyan válaszlevelet írtak vagy írattak, amelyből nem tűnt ki az, hogy:

„átgondolta az illető, kinek küldi a válaszlevelét?” Sablonos tartalmú, az érkező levél bizonyos mondatait idéző, kevés építő gondolatot tartalmazó levelek voltak ezek. 

Nagy jelentősége van azoknak a kapcsolattartó leveleknek, amikor hivatalos útról, külföldről hazatérve az utazó köszönő levelet ír a vendéglátónak, a hivatali partnerének. Mindig azt kérem, hogy a levélben legyen két-három olyan gondolat, ami csak tőle, a hazaérkezőtől származik. E levélből ki kell tűnnie annak, hogy a tárgyalás, vagy valamilyen találkozó, milyen hatással volt az illetőre.  Ilyen gondolatot csak az tud megfogalmazni, aki részt vett a programon és átélte a számára felejthetetlen eseményt. Rábízhatja a levél megfogalmazását a beosztottjára, de adjon hozzá valamilyen támpontot, szempontot, amitől személyes hangvételű  lesz a levél. E sorokból fogja megtudni a hivatali partner az illető őszinte véleményét.     

 

Tudom, hogy nehéz egy üres papíron elkezdeni fogalmazni. Mégis azt javaslom, hogy ne feledkezzen el senki a kulturált levélírás szabályairól, a válaszlevél megírásáról, mert a hivatalos levelek elfektetése vagy meg nem válaszolása az EU illemtana szerint, végtelen nagy udvariatlanság.