Ebben a minőségében óriási szerepet játszik az államok közötti kapcsolatokban, valamint az államokat képviselő hivatalos személyek közötti viszonyban.

Bár korunkat a nemzetek közötti kapcsolatok bővülése és azok nagy mértékű egyszerűsödése jellemzi, de továbbra is érvényesnek kell tekintenünk az egyes országok között történelmileg kialakult és bevált kapcsolattartási formákat. Igaz, hogy ma már közvetlenebbek vagyunk és a „tekintély” formaságai iránt is kevésbé vagyunk érzékenyek elődeinknél, de az ország képviseletében fellépő diplomata, a miniszter, a hivatalos küldött pontatlansága vagy tévedése a protokolláris szabályok terén, sokat árthat az ország tekintélyének és a tárgyalások eredményességének.

A protokoll szabályai mindenki számára kötelezők, akik az országot hivatalosan képviselik, ezért nem lehet azokat leszűkíteni csak a diplomatákra. A protokolláris szabályok ismerete viszont nem helyettesítheti az általánosan elismert illemszabályokat, a nemzeti és nemzetközi etikett szabályokat, a jóindulatot, az empátiát és általában a kulturált magatartást.

A köznyelv a protokoll kifejezést szélesebb értelemben használja, a nem hivatalos, társasági és üzleti élet viselkedési és magatartási szabályait is idesorolja. A protokoll eredetileg ezzel nem foglalkozott, mert abból indult ki, hogy a kulturált viselkedés és jó modor uri emberek között eleve adott. Ez persze a XX-XXI. században sajnos már nem így van, sok probléma tapasztalható ezen a téren.

A diplomáciai protokoll meghatározása:

A hivatalos, közéleti és diplomáciai rendezvényeken és szertartásokon követett eljárási, magatartási szabályok rangsorolási, levelezési és megszólítási, valamint etikett szabályok összessége.

A diplomáciai protokoll célja:

A hivatalos és személyes kapcsolatok gördülékennyé, könnyen kezelhetővé tévő olyan általánosan elfogadott, nemzetközileg ismert szabályrendszer, amely lehetővé teszi a bármely formális közegben a beilleszkedést, a kiszámíthatóságot és a szabályoktól való eltérés érzékelését. A viselkedésnek, és a szabályok betartásának ugyanis jelzőrendszer szerepe van, általa anélkül lehet közléseket, véleményeket és értékeléseket átadni, hogy azt szóbeli vagy írásbeli formában is meg kellene tenni.

l