Egy épület átadásának ünnepélyes forgatókönyve |
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin | |||
Minden rendezvényről előzetesen forgatókönyvet kell írni, méghozzá kétfélét. Egy technikai forgatókönyvet és egyet a rendezvény levelező elnöke részére. Az alábbiakban olvasható egy épület átadásának ünnepélyes forgatókönyve.
A hivatal vagy a cég vezetője kitűzi az ünnepély időpontját. A szervezőnek/ protokollosnak össze kell állítani az összes meghívott névsorát, feltüntetve a rangját és a hivatali beosztását. Ezt követően külön névsorban állítja össze a VIP vendégek névsorát szigorúan protokoll sorrendben. A rendezvényre szóló meghívót minimum 10 nappal előbb el kell küldeni, amelyben visszajelzést kell kérni a részvételre vonatkozóan. Egyszerüsíteni lehet úgy is, hogy csak az jelezzen vissza, aki nem tudja elfogadni a meghívást. Az újságírókat illetve a média képviselőit is meg kell hívni tíz nappal előbb. A rendezvény előtti napon ajánlatos a titkárnőnek telefonon emlékeztetni az újságírókat a rendezvényen való részvételre és azt követő sajtótájékoztatóra. A média képviselői részére rövid írásos anyag készülhet az épület építéséről, történetéről stb. amelyet a meghívóhoz csatoltak előzetesen.
A szervező/protokollos által készített technikai forgatókönyvnek tartalmaznia kell a következőket: Fogadó helyiség biztosítása az érkező vendégek részére. Hostessek vagy esetleg munkatársak felkérése, akik irányítják az épületben a vendégeket. Legyen egy gyüjtőserleg, amelyben elhelyezik a vendégek a névjegyüket. A VIP vendégeknek külön termet illik biztosítani, ahol kávé, tea, némi édes- és aprósütemény felszolgálására kerülhet sor. Gondoskodni kell megfelelő parkolóhelyekről a gépkocsivezetők részére, majd ki kell jelölni az épületben a tartózkodási helyüket. Kávét, üdítőitalt szokás adni a részükre.
Az ünnepély helyszínénének dísztermében a szervező/protokollos ellenőrzést végzett. Mindent előre írásban megrendelt, melyek a következők: asztalon lévő mikrofon, állómikrofon, erősítőberendezések, megfelelő mennyiségű székek álljanak rendelkezésre, alacsony ikebana az asztalon, ugyanitt ásványvíz, üdítő, üvegnyitó a tálcán, mellette szalvéta, stb. Ha pódiumon foglalnak helyet az elnökség tagjai, akkor le kell takarni végig az asztalt. Egyéb esetben a terítő hossza a vendégek térdét takarja. Ellenőrizni kell a fogadás helyszínén történő terítést, a dekorációt, amelyet előre írásban megrendelt a szervező/protokollos.
A levezető elnök részére át kell adni időben a rendezvény forgatókönyvét, meg kell határozni ki fogja megnyitni az ünnepélyt, kik lesznek a további felszólalok, ennek sorrendje már a meghívók elküldésekor tisztázódott. Az épület jelképes átadásához már rendelkezésre áll az előzetesen megvásárolt díszdoboz, benne a szép és elegáns kivitelezésű kulcs. Az ünnepély végén az intézmény vezetője rövid sajtótájékoztatót tart, amelyen az újságírókon kívül a helyi Tv is jelen van. Ezidő alatt a többi vendég megtekinti az új épület helyiségeit. A meghívóban előzetesen az szerepel, hogy az ünnepély fogadással ér véget, amelyre meghívták a vendégeket.
|
|||
Módosítás dátuma: 2009. október 22. csütörtök, 17:01 |