Egy nagyszabású NATO gyakorlat megszervezése rendkívül bonyolult, melyről részleteket nem lehet nyilvánosságra hozni. Van néhány kulcsfeladat, amely a protokollban szerepet játszik:

Katonai megfogalmazásban a VIP olyan meghívott vendégeket jelent, akik a NATO tagországokban, vagy a társult országokban vezető szerepet játszanak. Ide tartoznak katonai bizottságok, honvédelmi létesítmények, kormányzati hivatalok, követségek tagjai, alkalmazottai, megbízottai stb.

A gyakorlat közelében fel kell állítani egy a „Látogatók és Megfigyelők Hivatalát”, hogy az valamennyi vendéggel, látogatóval és a megjelenő megfigyelőkkel foglalkozzon, megtervezze és végrehajtsa a rendezvényt. Ennek a feladatnak nagyarányú szervezéssel lehet eleget tenni, amelyet megelőznek a konferenciák, tárgyalások, megbeszélések az illetékes ország képviselőivel a helyszín alapos ismeretében. Egy-egy ilyen előkészítő konferencián sokszor ötszáz résztvevő van, hogy a különféle feladatcsoportok részleteit megtárgyalják.

Mindezek a követelmények a vendéglátó ország segítségével és más képviseletek szoros együttműködésével oldhatók meg. A jó szervezés, a megfelelő információáramlás, a rugalmas alkalmazkodás a körülményekhez, mindez alapfeltétele a NATO gyakorlat megvalósításának. Ez igen nagy kihívás a katonai protokoll számára.