Cikkünk második részében a videokonferencia hallgatóságának hibáit vesszük sorra, és adunk tanácsokat ezek kiküszöbölésére, illetve a megfelelő öltözködésről ejtünk néhány szót.

Tekintsük át a hallgatósággal kapcsolatos tipikus hibákat:

• gyakran elfelejti a hozzászóló bekapcsolni a mikrofonját. A problémát fokozza, hogy a társai sem veszik észre azt, hogy nem kapcsolta be a mikrofont, mivel ők tökéletesen hallják. Ezt csak a távoli pontokon lévő hallgatók észlelik. Ekkor történik meg az, hogy minden helyszínen felborul a rend.
• előfordul, hogy a távoli pontok lekapcsolják a kimenő hangot. Ez azt eredményezi, hogy senki nem hallja őket. A jó oldala az, hogy a terem alapzaja nem hallható az előadás alatt. A rossz oldala, hogy a távoli pont hallgatói szemében az egész konferencia csak egy tévénézés lesz.
• az előadó két dolgot tehet ilyenkor: megkér mindenkit, hogy ne kapcsolják le a hangot. Ez azzal a kockázattal járhat, hogy zajosabb lesz az előadása. Az előadás ellaposodása ellen egy olyan módszert kell ilyenkor alkalmazni, amit a hagyományos előadáson is használna.
• Például a távoli pontoknak hirtelen feltesz egy a témához kapcsolódó kérdést, vagy megszólítja az illetőt, hogy van-e hozzáfűzni valója: "Kovács úrnak Zalaegerszegen esetleg más a véleménye. Úgy láttam, hogy hozzáfűzött valamit, csak sajnos nem hallottam. Megkérdezhetném, hogy mi volt az?"
• Ha ezt a módszert választjuk, a technikai segítő azonnal beadja a szóban forgó helyszín képét. Ezzel a módszerrel kissé megdorgáljuk az illető személyt, miután ő volt tiszteletlen az előadóval szemben. Ha módunkban áll, akkor engesztelésképpen ajánljunk fel szünetet vagy próbáljuk meg valami tréfával, egy frappáns viccel enyhíteni a dolgot.
• amikor a hallgatóság leveszi a hangot, hajlamos elfelejteni, hogy nem videót néz, hanem egy interaktív beszélgetés részese. Ennek köszönhetően sokszor rossz ülési testtartásokat vesz fel.
• az is problémát jelenthet, ha nem szólnak hozzá. A hallgatók egy része hajlamos arra, hogy inkább a szomszédjától kér eligazítást. Pedig az építő jellegű hozzászólás mindenki számára előnyt jelentene.

Milyen legyen a megjelenésünk, az öltözködésünk a képernyő előtt?

Egy közmondás szerint: a ruhánk szerint fogadnak, de eszünk szerint bocsátanak útra bennünket. Az első rólunk kialakult kép alapját a megjelenésünk képezi.

A megjelenés fogalma kiterjed az ápoltságra, a piperecikkek és kozmetikumok kellő használatára, az alkalomhoz illő ruházatra, annak állapotára, minőségére stb.
Az alábbiakban néhány általános öltözködési tanácsot ismertetünk, amely segít eligazodni abban, hogy "mit vegyünk fel" a képernyős megjelenéskor.

Tanácsok férfiaknak:

Az öltözködés alapelve, hogy mindig az öltönyt tekintsük kiindulópontnak. A zakónak megkülönböztetjük egy- és kétsoros változatát. A kétsoros zakót - amely hagyományosabb viselet - csak begombolva lehet hordani, illetve helyet foglalva az kigombolható. Az egysoros zakó nyitva tartható, de mindkét zakófajtát be kell gombolni látogató fogadásakor, vagy ha felállunk és szólni kívánunk.

Az öltöny illeszkedjék az egyéniséghez és az adott program stílusához. Soha ne vegyen fel olyan öltönyt, ami elterelheti a nézők figyelmét arról, amit mondani kíván, pl. sűrű csíkos, pepita vagy kockás öltönyt. Ha az órája digitális, állítsa "mute" üzemmódba, ez vonatkozik a mobiltelefonokra és az egyéb zajt keltő eszközökre is. Legyen ápolt és zoknija érjen bele a nadrágszárába. Legyen kéznél egy pamut zsebkendő. Mindig borotválkozzon meg tárgyalás előtt.

Tanácsok nőknek:

Ne hordjon senki csilingelő ékszereket. Ha szemüveges, szemüvege legyen mindig tiszta és ne sötétedjen el az erős fény hatására. Frizurája legyen ápolt és rendezett. Ne legyen sok a sminkje a kamera előtt. Egyébként soha ne sminkeljen nyilvános helyen, például a tárgyalás alatt, ami tilos.

A testbeszéd:

Ügyelni kell a metakommunikatív jelzésekre, mert azonnal érzékelhető a beszélő bizonytalansága, ha feszeng, kényelmetlenül érzi magát stb. Az ideális testtartás az, amikor olyan mélyen ül valaki a székben, amennyire csak lehetséges, a törzsét pedig hajtsa kicsit előre. Keze legyen lazán a karfán, hogy a gesztusok természetesen megjelenhessenek anélkül, hogy erre külön figyelnie kellene. Viselkedése legye természetes, kerülje az ideges gesztusokat. Az ideges ember vagy nagyon lassú, vagy követhetetlenül gyors.

Ügyeljen beszédének sebességére is. Az intonációról jó tudni: a magyar nyelv szabályai szerint a felemelt hang egy mondat végén befejezetlenségre utalhat, míg ha levisszük a hangot, az rendszerint egy gondolat lezárását jelzi.
Soha, semmi pánik! Legyen nyugodt, természetes, ha néha mosolyog, a hangja is kellemesebb lesz.