Nincs a protokollosi munkában annyi csillogás, mint amennyi kívülről látszik. Nagyon fontos, hogy a protokollos nevének legyen hitele, bízzanak benne, színvonal kapcsolódjék a nevéhez és a munkájához. Munkája és magánélete során mindenki sokféle szervező munkát végez. Vannak viszont, akik hivatásuknál fogva egy életen át szervezéssel foglalkoznak...

Egy nagyszabású program lebonyolítása sok ember összehangolt munkáját kívánja meg. Gondoljunk a pápalátogatásra, a nemzetközi sporteseményekre, a híres emberek temetésére, amit váratlanul, néhány röpke nap alatt kell megszervezni. Ezek olyan profik közreműködését igénylik, akik könnyen átlátják a dolgokat, akik nem vesznek el a részletekben, gyorsan és felelősséggel döntenek az állandóan változó helyzetben.

Soha nem felejtem el George Bush ex-amerikai elnök 1989-es hivatalos látogatását. Emberemlékezet óta nem volt Budapesten akkora eső és szélvihar. A Kossuth téren a szervezők esernyőt tartottak az elnök feje fölé, de azt pillanatok alatt kifordította a szél. A kezében lévő írásos beszédet annyira zizegtette a vihar, hogy nem tudta elolvasni. Bush váratlanul összetépte, nyilvánosan felmutatta a papírt, és kötetlenül beszélt. A televízióban hol az elnököt mutatták, hol valami érdektelen képet, mert állandóan megszakadt a kapcsolat a helyszíni közvetítőkocsival. Ilyen helyzetben pillanatok alatt összeomlik a több hetes kemény szervező munka és az írásos program. Protokollos legyen a talpán, aki ilyen káoszban átlátja a helyzetet, és a körülményekhez képest a legjobb megoldást választja.
Sokszor elgondolkoztam azon, miért nem értékelik rangján a háttérben folyó szervezőmunkát. Azt hiszem, ez is olyan, mint a magyar futball: mindenki jobban ért hozzá.
A protokollos köztisztviselő, aki a hazánkba látogató külföldi delegációk hivatalos programját szervezi. E munka legmagasabb szintje a diplomáciai protokoll, vezetője a Külügyminisztérium protokollfőnöke.

A korrekt hivatali kapcsolatok kiépítése, meghívók, megrendelő levelek megírása, a munkakörükkel összefüggő jogszabályok ismerete és alkalmazása is a feladata. Emellett sok más munkája is van, mert a hivatal belső életével összefüggő nagy rendezvények, mint például az ünnepélyek, az országos értekezletek szervezése is a protokollosokra hárul. Munkájuk eredményes elvégzése érdekében számos intézménnyel, közhivatallal, céggel, étteremmel, szállodával, utazási- és fordító irodával állnak napi munkakapcsolatban.

Sajnos nincs mindenki tisztában a szervező munka jelentőségével. Vannak, akik másodrendű feladatnak tartják. Nincs igazuk. Erősen rontja egy nemzetközi tárgyalás színvonalát az, ha a szervezés, ami keretet ad a találkozónak, hiányosságokkal tarkított.

A külföldi delegációk programjának összeállításakor a következőkből kell kiindulni:

A központi államigazgatási szervek /minisztériumok/ a külföldi miniszteri delegációkat diplomáciai úton hívják meg. Mindenkor tisztázandó, ki viseli a külföldi vendégek magyarországi tartózkodásának költségeit. Ha a meghívás viszonossági alapon történik, gondoskodni kell ugyanazokról a szolgáltatásokról, amikben a magyar delegáció a partner országban részesült. A külföldi vendégek tartózkodási és szállásköltségét leggyakrabban a meghívó fél fedezi, és a vendégekre hárulnak az utazás költségei, de másként is megállapodhatnak.

A költségvetés-tervezet készítése folyamatos munka, ami csak a delegáció megérkezését megelőző napon tekinthető véglegesnek. A kiadásokat a program szervezésével egyidejűleg írjuk össze.
A fővendégnek a hivatali beosztásától függően lakosztályt vagy kétágyas szobát rendelünk. Ha mi látjuk vendégül a delegációt, akkor a félreértések és kínos helyzetek elkerülése végett már az írásos megrendelőben jelezzük a szállodának, hogy a járulékos díjakat (minibár, telefon, telefax, szoba szerviz stb.) is mi fizetjük. Különben előfordulhat, hogy távozáskor a vendégtől kérik e számlák kiegyenlítését. A minap egy afrikai miniszter megsértődött, és a vendéglátója udvariatlanságának vélte, hogy vele akarják kifizettetni telefonszámláját, holott viszonossági meghívásnak tett eleget. A hibát természetesen nem a hazai miniszter, hanem protokollosa követte el. Hozzátartozik, hogy a vendégnek nem illik aránytalanul nagy ital - és telefonszámlát hagynia maga után. Ausztráliában élő barátokat vagy rokonokat több mint illetlenség a fogadó ország költségére felhívni Európából, mint ahogy volt már erre példa.

A felgyorsult politikai és üzleti élet hosszútávú tervezést igényel mindnyájunktól. Erre való tekintettel legalább két időpontot illik felajánlani a vendégeknek. Természetesen ez nem vonatkozik a nemzetközi konferenciákra, hiszen azoknak az időpontját hónapokkal előbb kitűzik.
A program szervezését akkor kezdhetjük el, ha ismert a vendégek érkezési és elutazási időpontja. Ezután kell kitűzni a legfontosabb tárgyalások időpontját, majd fontossági sorrendben a többi programot.

Hagyjunk időt városnézésre és szabadidős programra. Ha van rá idő és alkalom, akkor kulturális program is szervezhető. Bármilyen változtatás történik a végleges programban, azt a magyar résztvevőkkel és a külföldi vendégekkel közölni kell.
Már az előzetes levélváltások alkalmával el kell kérni a külföldi vendégek névsorát és hivatali beosztását protokollsorrendben, így tájékozódunk arról, hogy ki lesz a delegáció vezetője, s mi a rangsor. E sorrendre a vendéglátáskor gyakran szükségünk van, például a vendégek bemutatásakor, üdvözlésekor, ültetési rend elkészítésekor stb. A neveket mindig írásban kérjük, mert telefonon könnyen félreérthetők. Az egyik német vendég keresztneve Klaus volt. Amikor elolvasta az ültetési rendben a nevét, megemlítette, hogy az ő nevét "C" betűvel, Clausnak kell írni. Az ilyesmi elég kellemetlen.

A névjegy a hivatalos és az üzleti élet nélkülözhetetlen eszköze. A hivatalos névjegy jól olvasható legyen, tartalmazza a pontos beosztást, címet, telefon-, és fax számot, e-mail címet. A magánnévjegyen csak személyes információk szerepelnek: név után esetleg a végzettség, lakáscím és telefonszám, de a hivatalos beosztás soha.

Van olyan üzletember, aki a névjegyén a hivatali- és lakáscímét, telefonszámait is szerepelteti. Ennek fontosságát mindenki maga dönti el. Egy biztos, ha a névjegyen a magánlakás adatait is megadja, akkor számolnia kell azzal, hogy este, vasár- és ünnepnapokon is zavarják.
Ami engem illet, már az első találkozás alkalmával - ez általában a repülőtér - átadom a névjegyemet, mert ezt illik viszonozni és így fontos információkhoz jutok. Ellenőrizni tudom a vendégek nevének helyességét, a hivatali beosztásukat stb.

Fontos szabály - sokan megfeledkeznek róla -, hogy amikor átnyújtják a névjegyet, azt a vendég előtt olvassuk el és csak azután tegyük el.

A hivatalos tárgyalások sikere érdekében szerezzünk be háttérinformációkat. A feleknek kölcsönösen tisztában kell lenniük a két ország aktuális bel- és külpolitikai helyzetével, társadalmi, gazdasági életével, szokásaival. Amikor a delegációk vezetői először találkoznak, jó ha megküldik egymásnak az életrajzukat.
Kedves gesztus, ha tudakozódunk, a vendégeknek van-e valamilyen személyes kívánságuk, kivel óhajtanak találkozni, van-e különleges érdeklődési körük, amit figyelembe lehet venni a program összeállításakor.
A repülőtéri vagy pályaudvari fogadásnál az érkező vendéggel azonos vagy egy fokkal alacsonyabb rangú magyar vendéglátó várhatja az érkezőt vagy búcsúztathatja az elutazót.
Tartsuk tiszteletben a vendégek vallási szokásait. Mindenkinek kötelessége "a felekezeti béketűrés".
A delegáció létszámának ismeretében gépkocsikat kell rendelni. A protokollos lehetőség szerint külön gépkocsival rendelkezzék, mert így szabadon mozoghat. Amikor a delegáció egy helyszínre érkezik, többnyire a protokollos az, aki bemutatja egymásnak a vendégeket. Előre kell mennie a következő helyszínre, ahol ellenőrzést végez stb.

Többtagú delegáció számára pontosan el kell készíteni a gépkocsiban való helyfoglalás rendjét. A vendégek mindig abba a gépkocsiba fognak beülni, amelyiket az első alkalommal kijelöltünk számukra. Megismerik a gépkocsivezetőt, tudják hányadik gépkocsiba kell beszállniuk a protokoll sorrendben felállított kocsik közül, tehát ezen menet közben nem ajánlatos változtatni.

A díszétkezések alkalmával legalább kétféle menüajánlatot kell kérni. Ha valaki kezdő, inkább kérje meg főnökét, hogy válasszon. A létszámtól függően a felszolgálás módja lehet svájci, francia vagy angol. A svájci módszer azt jelenti, hogy a felszolgálók előre kitálalva hozzák az ételeket. Ezt nagy vendégsereg esetében alkalmazzák /100-200 személy/. A francia módszer szerint a felszolgáló a tálat balról nyújtja be, a vendég maga szed. Ez praktikus és elegáns megoldás kevés vendég esetén /10-12 személy/. Ez az egyetlen eset, amikor általában még egyszer körbekínálják az ételt. Követségi díszétkezések alkalmával az esetek többségében ezzel a módszerrel találkoztam. Az angol módszernél a felszolgáló kocsiról szed a vendég számára.

Különtermet akkor választunk, ha tudjuk előre, hogy pohárköszöntők hangzanak el. Gondoskodnunk kell a menükártyák elkészíttetéséről magyar és lehetőség szerint az illető ország vagy a tárgyalás nyelvén. Ültetési rendet kell készíteni.
Egy díszétkezés alkalmával az aperitifen kívül általában három deci bort szokás rendelni. Az anyagi lehetőségektől függően a desszerthez édes likőrt, a kávéhoz konyakot kérhetünk.
A pohárköszöntő általában a főétel elfogyasztása után hangzik el. A pohárköszöntő alatt illik figyelni. A vendéglátó köszönti vendégeit a rangjuknak megfelelő sorrendben, majd jókívánságaival fejezi be a mondanivalót. A pohárköszöntő végén a résztvevők felállnak és a mellettük állókkal koccintanak. A vendégeket étkezés és italfogyasztás közben nem illik fotózni.

A vendégek szívesen megismerkednek előre a hivatalos programmal, ezt gyakran kérik is. Legyünk óvatosak, a telefax is megtréfálja az embert!
Egyszer a nagy sietségben péntek délutánra elkészült programtervezet átfaxolásával kolléganőmet bíztam meg. Hétfőn reggel felhívtam a külföldi partnert, érdeklődtem, mit szólnak a főnökei a programhoz. Ő meglepődve visszakérdezett: milyen programról beszélek? Ekkor derült ki, hogy a program péntek délután a BKV-hoz ment el. Még jó, hogy nem a Kacsának! Aki elküldte a faxot, nem nézte meg az ellenőrző szelvényt.

Véglegesítés előtt a programot össze kell olvasni. Sajnos a gépírók többsége hadilábon áll ezzel a feladattal. Így fordulhatott elő, a külföldiek részére összeállított irásos programban az, hogy
"15 óra. A Kovács Margit Muzeum megtekintése Szentendrén" helyett "15 óra: dr. Vámos Lászlóné megtekintése Szentendrén a Kovács Margit Múzeumban". Azóta is tiltakozom az ellen, hogy múzeumban mutogassanak.

A hivatalos programok összeállításával kapcsolatos "trükköm" a következő.
A programnak vannak kötelező részei: hivatalos tárgyalások, találkozók, négyszemközti beszélgetések stb. Amikor azonban egyik helyszínről a másikra megyünk, előfordul, hogy marad némi szabadidőnk. Ilyenkor szoktam "rögtönözni". Ez csak a vendégek számára az, magam tudatosan, előre készülök a "váratlan" lehetőségre. Attól függően, hogy a város mely pontján vagyunk és milyen nemzetiségűek a vendégek, tartalék programjaim vannak a maradék félórára-órára. Ilyenkor bemegyünk a Néprajzi Múzeumba, a Bazilikába, a Zsinagógába , Gülbaba türbéjéhez stb. Így a vendégek többet megismernek Budapest látnivalóiból, mint amit reméltek, s ennek örülnek. Ez olyan figyelmesség, ami nem kerül pénzbe. Este elvihetjük őket koncertre, operaelőadásra, folklórműsorra vagy olyan színházi előadásra, ami nem okoz nyelvi nehézséget.

A hivatalos tárgyalásokhoz megfelelő tárgyalóteremre van szükség. Tudnunk kell a vendégek létszámát. Mindig több széket készíttessünk be, adódhat váratlan résztvevő. A tárgyalóterem asztalára készítsük be az információs anyagokat, mappákat, tollakat, kisméretű asztali zászlókat, üdítőitalt, ásványvizet, esetleg sós és édes teasüteményt.
Vigyázzunk! Számítani lehet arra, hogy a vendégek közül valaki ért magyarul. Többször észrevettem, hogy vendégeink nem szólaltak ugyan meg a nyelvünkön, mégis elmosolyodtak, elnevették magukat egy magyarul elhangzott poénon.

Mindent összevetve, a protokollos a hivatalos program fő felelőse. Határozottnak és felkészültnek kell lennie. Ő a "láthatatlan ember", aki mindent előre megszervez, majd folyamatosan ellenőriz, gondoskodik a meglepetések elkerüléséről, arról, hogy minden olajozottan menjen. Nincs rivaldafényben, a háttérből irányítja a munkát.

A figyelmesség, a jó szándék minden vendégnél elismerésre talál. Az elmúlt huszonkét év alatt számtalan nemzetközi konferencia és miniszteri delegáció programját szerveztem, munkám során több ezer külföldi vendéggel volt hivatalos kapcsolatom. Az igazi erkölcsi elismerés az, amikor a vendégek hazatérve hazájukba, köszönõlevelet írnak. Sikerült bebizonyítanunk nekik, hogy számunkra õk nagyon fontosak, örültünk annak, hogy hazánkba látogattak és örömmel várjuk, hogy ismét visszatérjenek.