Más összefüggésben írtam már cikket a rendezvényszervezésről, de ez olyan sokféle feladatot foglal magába, hogy még mindig fontosnak tartom az eddig írtak kiegészítését.

A leggondosabb előkészítés ellenére mindig fel kell készülni váratlan feladat megoldására. A szervező mindenkor készítsen technikai forgatókönyvet a feladatok elvégzéséhez szükséges határidőkkel. Költségvetés-tervezetet kell készíteni a közbeszerzési törvény figyelembe vételével.

A rendezvényre szóló meghívókat időben el kell küldeni, különös tekintettel a VIP vendégekre. A rendezvényt megelőző egy-két nappal előbb ajánlatos felhívni telefonon a VIP vendégek menedzserét és ellenőrizni kell a meghívott vendég részvételét.

A szóban vagy telefonon megrendelt technikai, műszaki eszközöket írásban is meg kell rendelni és visszaigazolást kell kérni. Időben készüljenek el a szerződések, megállapodások a sikeres rendezvény lebonyolítása érdekében. Szeretném kihangsúlyozni a folyamatos ellenőrzés fontosságát, ez elengedhetetlen feltétele a sikeres szervezési munkának.

Minden rendezvény előtt kötelező a feladatokat ellátók korrekt eligazítása. A gépkocsivezetőket külön kell tájékoztatni a programról.

A szervező rendelkezzen név- és címlistával, a szervezésben résztvevők telefonszámával, amely a legváratlanabb helyzetben is segítséget nyújthat a szükséges intézkedések megtételéhez.

Mindent úgy kell előkészíteni, hogy a tárgyaló felek csak a lényegre koncentráljanak. A hivatalos rangsorolás a protokollnak állandóan vitatott témája, összetett probléma. A rangsorolás nem az egyénnek, hanem az általa képviselt országnak, a tisztségnek szól.  

Mi a protokoll sorrend?

A magyar és külföldi tárgyaló feleknek hivatali rangja /beosztása/ alapján összeállított sorrend /névsor/.Mindíg a legmagasabb rangú vendég, tárgyaló fél nevével kezdődik és a rangoknak megfelelően, csökkenő sorrendben folytatódik.

Ez különösen külföldi vendégek vonatkozásában fontos, mert lehetséges, hogy nincs hazánkban olyan hivatali beosztás, mint amivel ő rendelkezik. Ezt levélben vagy diplomáciai úton tisztázni kell.  Ennek a feladatnak az elvégzése elengedhetetlen, mert enélkül nem lehet összeállítani pl. egy kongresszuson az elnökség ültetési rendjét. Köszönteni kell a kongresszus /konferencia/ megnyitásakor a vendégeket protokoll sorrendben. Ezen túlmenően az elnökség névsorát is több variációban kell összeállítani. Minden lehetőségre fel kell készülni. Ha X vezető akadályoztatva van, akkor Y fog beülni helyette az elnökségbe.

Régen szokásos volt a kétsoros elnökség, de ennek összeállítását lehetőleg kerülni kell, hazánkban ezt a formát nem kedvelik. A rendezvény helyszínének termében az első sort a VIP vendégek részére kell biztosítani.

A hivatalos tárgyalások alkalmával is protokoll sorrend alapján ültetjük le a feleket a tárgyaló asztalhoz.

Díszétkezések alkalmával csak az ismert protokoll sorrend alapján lehet elkészíteni az ültetési rendet.

Az eddig ismertetett feladatok elvégzése nagy gyakorlatot és precíz munkát kíván meg a protokollos szakembertől. Ennek elmulasztása diplomáciai bonyodalmat, sértődést eredményezhet.

 
Fontos követelmény a pontosság, amely a nemzetközi hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját magunk megbízhatósága.

Amikor meghívót kap valaki egy rendezvényre és nem tud részt venni, azt elfogadható indokkal le kell mondani. A vendéglátó engedélye nélkül a meghívót nem szabad másra átruházni. Csak olyan rendezvényre menjünk el, amire ténylegesen hivatalosak vagyunk. Ellenőrizni kell azt is, hogy hány főre szól a meghívás. Ha két főre szól, az elfogadáskor jelezni kell, hogy mindketten elfogadják-e a meghívást vagy csak az egyik.    

Kit hívunk VIP vendégnek?

„A VIP kifejezés betűszó, az angol Very Important Person  /Nagyon Fontos
Személyiség / rövidítése.

A protokoll szerint az a VIP vendég, akit kivételes tudása, tehetsége, tekintélye, gazdasági vagy politikai pozíciója, választott testületben betöltött magas rangja, nemzeti, nemzetközi méretekben is fontos funkciója alapján különböző érdekcsoportok /cégek, igazgatótanácsok, politikai pártok, országos főhatóságok, államfők stb. / annak tartanak. VIP elméletileg bárki lehet, még ha e státus kivívása, elérése nem is mindig csupán rajta múlik.

A kormány vagy az állam VIP vendégeinek a szokásosnál is nagyobb, megkülönböztetett figyelem jár."