Hogyan írjunk elektronikus levelet? PDF Nyomtatás E-mail
Írta: Titkárságvezetők, menedzserek, asszisztensek kézikönyve   

 

Hogyan írjunk elektronikus levelet?Az elektronikus levelezés napjainkban igen elterjedt, amin nem csodálkozhatunk, hiszen nagyon gyors és viszonylag olcsó. A levelezőprogramok használatát könnyen elsajátíthatjuk, de sokszor gondot okoz, hogy milyen formai és stílusbeli követelményeknek kell megfelelnie az elektronikus levélnek. Alábbi írásunkból megtudhatják a választ ezekre a kérdésekre.

 

 

 

 

Bevezetés

Egyre általánosabb az elektronikus levelezés használata. Mivel gyors és viszonylag olcsó – főleg ha a külföldre menő kommunikációt is beleszámítjuk -, mind többen igyekeznek ezt használni. Vajon milyen formában, milyen stílusban és hogyan készüljenek ezek a levelek.  Miben azonosak a követelmények a postai levelezéssel, és mennyiben mások? Kit és hogyan célszerű megszólítani?

Nézzük tehát az e-mailt, kivételesen nem a technika, hanem az etikett és a helyes nyelvhasználat oldaláról. 

Ki ír kinek?

Az e-mail leggyakrabban a különböző intézmények alkalmazzák elsősorban a gyorsabb információcsere érdekében. Ezt használják partnereikkel való levelezésre, de így kommunikálnak az intézményen belül egymással az egyes osztályok, a vezetőség a beosztottakkal – és viszont -; továbbá a kollégák egymással. Azonban rendkívül sokféle formát, megszólítást használnak és ez zavaró lehet főleg a hivatali, az üzleti életben.

Most nem az elektronikus levelezés technikai fortélyairól szeretnénk írni, hanem az e-mail kulturált formájáról – beleértve a szükséges megszólítási és egyéb formulákat -, az abban használni javasolt nyelvezetről.

A hivatalos levelezés

Tekintve, hogy ezen a téren súlyosabb következménye van egy-egy hiba elkövetésének, és azt sem felejthetjük el, hogy elvileg az irodában rendelkezésre álló internetet, csakis az intézmény érdekében szabad használni – ezzel kezdenénk.

Hivatalos levelezésnek az ügyfeleknek, partnereknek, valamint a cégen belül, de hivatalos felhasználásra készített iratokat nevezzük. Ugyancsak idetartoznak a cégvezetésnek a beosztottakhoz írt levelei, információi, valamint a beosztottaknak a menedzsereknek küldött beszámolói.

Nem tartozik ide, ha kollégánknak boldog névnapot akarunk kívánni, vagy magánügyben információt, szívességet kérünk tőle.

Forma. 

A  A levelek címzésére külön fejléc jelenik meg, amikor rákattintunk az ’Új levél” elnevezésű ikonra. Ezt értelemszerűen kitöltjük. Először a címzett nevét, majd a levél tárgyát adjuk meg. /Természetesen ha több személynek kívánjuk a levelet elküldeni, arra is van mód./

Megszólítás.

A cím kitöltését követően a szövegrészben már nem kell újabb címzést írni /ezzel is nagyban rövidülnek leveleink/, csak megszólítást. De azt kötelező ugyanolyan udvariasan, amint ahogyan egy postán küldött levélben tennénk meg. Tehát a partnernek, ügyfélnek: „Tisztelt…….” És a kipontozás helyére hivatali beosztását írjuk. Amennyiben a vállalat saját ügyfelének írja a levelet, lehet a vezeték- és keresztnevet feltüntetni a „Tisztelt” szót követően, vagy „Tisztelt Ügyfelünk!” – ként megszólítani.

Azt is tudnunk kell, hogy ha cégen belüli hivatalos levelezést folytatunk – és a levél témája következtében azt vélhetően kinyomtatják, mert például le fogják fűzni az irattárnak -, a kollégát, a főnököt is magázni kell, még akkor is, ha közvetlen társalgásban tegező viszonyban vagyunk vele.

A megszólítást pedig azonnal kezdjük a levélírásra rendelkezésünkre álló első sorban, ez mind a hely, mind pedig az idő kihasználása érdekében célszerű. Tehát semmi értelme sincs több sort üresen hagyni, hiszen küldéskor több helyet foglal el /Igaz, minimálisan/, de amellett zavaró is lehet a címzett számára.

A levelet fogjuk rövidre, és a hosszabb írásokat – nemcsak a kimutatásokat – csatolt fájlban küldjük el. Ez a postafiók jobb kihasználtsága érdekében is célszerű, de a biztonság is megköveteli.

Bekezdések, betűválaszték

Azt is tudnunk kell, hogy a levelek valószínűleg nem ugyanabban a formában jelennek meg, mint ahogyan azt mi írjuk. Ezért célszerű egysoros távolsággal írni, de a bekezdéseket mindenképpen jelöljük egy-egy üres sor hagyásával.  Ez utal a tagolásra, az új téma megjelenítésére. Középre írásra nincs lehetőség, hiszen az majdnem biztos, hogy nem úgy fog a címzettnél megjelenni.

A hazánkban elterjedt szövegszerkesztési programok általában kompatibilisak egymással, így azok olvashatóak. Fentiek alapján elvárható, hogy a magyar nyelven hazánkban levelezők alkalmazzák a magyar nyelv betűit – a helyesírás szabályai szerint -, beleértve a rövid és hosszú magánhangzókat és az ékezetes betűket is. Ez természetesen nem vonatkozik a külföldi levelezésre, illetve az idegen nyelvű levelekre. Aki ezt nem teszi, az igénytelen, kulturálatlan benyomást kelt. Nem azt fogja a partner hinni, hogy „oh, ez azért van, mert olyan sok idegen nyelvű levelet ír”, hanem annyira kényelmes, hogy nem veszi magának a fáradtságot, hogy átállítsa gépét. Ez pedig udvariatlanságra vall. A fentiek miatt célszerű az általánosan elterjedt Times New Roman vagy az Arial betűtípust választani 12-es vagy 1O-es nagyságban, de lehet másfajtát is, ha az rendelkezik a teljes magyar ékezetes betűválasztékkal.

Ami viszont egyszerűbb a postai levelezésnél, az elektronikus küldeményeknél el lehet tekinteni a „kötelező” három bekezdéstől, lehet egyet vagy kettőt írni, ha a téma nem követeli meg a többi tagolását, illetve ha a lényeget a csatolt fájlban közöljük.

Elköszönés

A szöveg végén itt is elvárt az udvarias elköszönés és az aláírás, illetve a küldőü nevének odaírása. A kettő között azonban nem kötelező üres sorokat /sort kihagyni, lehet ezt közvetlenül egymás alá írni. Ezáltal tömörebb lesz írásunk.
Mivel a csatolt fájl eleve megjelenik a küldőnél, azt felesleges a levél végén ismét jelölni mellékletként.

Amennyiben először írunk valakinek e-mailt, udvarias és tapintatos, ha saját nevünk alatt külön feltüntetjük e-mail címünket is, részben a félreértések elkerülése végett, részben a könnyebb és egyszerűbb válaszadás érdekében. Ha telefonkapcsolatot is kívánunk tartani, adjuk meg telefonunk számát is a név alatt. Azt talán mondani sem kell, hogy aláírásként teljes nevünket adjuk meg, beleértve a vezeték- és keresztnevet is.

Stílus

Bár elektronikus levelünk rövidebb, egyszerűbb lesz, mint egy postai, az udvariasság elvárható, valamint a választékos nyelvezet, magyaros stílus, a helyesírásnak és a nyelvtani szabályoknak megfelelő nyelvezet alkalmazása is.
Ez esetben sem használunk rövidítéseket. Továbbá a levélben alkalmazott megszólító szavak / Ön, Önök stb./ nagybetűvel való kezdése szintén kötelező.

Ne felejtsük el, a legtöbb elektronikus úton érkezett levelet ki is nyomtatják, és úgy rögzítik, tárolják, iktatják a cégek, azt pedig tudjuk: valamennyi általunk írt levél egyúttal a mi névjegyünk is. Higgyjük el, nem igényel több időt, csak odafigyelést, és máris minőségi munkát végeztünk.

 Forrás: Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve 2OO4. szeptember.





 

 

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2013. február 23. szombat, 09:18