A hivatali stílus, a hivatali nyelv sajátos helyet foglal el a rétegstílusok között. Sokan és sokszor, szinte közhelyszerűen állapítják meg: a hivatali stílus jelentősen eltér a köznapi stílustól. Sajnálatos, hogy ma még nemigen lehet érdemben vitatkozni ezzel a megállapítással.

Azon persze semmi sajnálkozni való nincs, hogy a jogászi, közigazgatási, általában a közszolgálati hivatás képviselői is kialakították a maguk szakmai nyelvét, belterjes stílusát. Ez természetes és el nem kerülhető jelenség.
Addig nincs is semmi baj, ameddig mindez valóban belterjes marad. A szakmai belső fórumokon, konferenciákon, szakfolyóiratokban stb. indokolt lehet az elkülönült szaknyelv használata, gyorsabbá, egyértelművé teheti a belső kommunikációt.

Sokan nehezen sajátítják el a tömörítés művészetét. Ez két veszéllyel jár:
- vagy túlzottan tömören, kategorikusan fogalmaznak,
- vagy szószátyárrá, dagályossá válik a stílus.

Időnként divatszavak lepik el a hivatali stílust. Ezeket alapvetően három csoportba oszthatjuk:

1. Teljesen feleslegesek. Csak a divat tartja őket életben. Használatuk fontoskodásra, esetleg tényleges gondolatok hiányára utal.
Az első csoportba tartoznak például: biztosít, célkitűzés, elmélyít, előirányoz, elvárás, fázis, feltétlenül, kérdés, kialakít, leszögez, maradéktalanul, mélyrehatóan, pozitív, reális, területén, volumen.

2. A mondaton belül helyettesítő szavak alkalmazhatók az alábbiakban:

Alapvető - fő, lényeges
Együttműködve - együtt, egyetértve, egymást támogatva
Felül (ezen felül) - kívül (ezen kívül)
Hiányosság - hiba megszüntetése
Koncepció - felfogás, ötlet
Nagyságrendű - nagy, fontos, jelentős
Operatív - hatékony, gyors, határozott
Perspektíva - nézőpont, távlat
Probléma - gond, nehézség, panasz
Realizál - valóra vált, megvalósít
Struktúra - szerkezet

3. A hivatali nyelv egyik sajnálatos jellemzője a terjengősség, az általánosságra, személytelenségre törekvés. Kizárólagos használatuk fantáziátlanságra, gondolkodásbeli restségre utal, egyhangúvá teszik a stílust. Alkalmazzunk helyettesítő megoldásokat a terjengősség és a személytelenség kiküszöbölésére.

Szó - Helytelen - Helyes

Alkalmaz - büntetést kell alkalmazni - büntetni kell
Áll - módjában áll - megtehet valamit
Bír - rendkívüli hatással bír - nagy hatású, rendkívüli
Biztosít - biztosítani kell a jogorvoslatot - meg kell adni a jogorvoslatot
Elér, ér el - eredményt ér el - eredményes
Esik (vmi alá) - elbírálás alá - elbírálják
Felé - javasolja az elnök felé - javasolja az elnöknek

Felmerül - felmerül az igénye - igénylik, igény van rá
Foganatosít - intézkedést foganatosít - intézkedik
Folytat - vitát folytat - vitatkozik
Gyakorol - irányítást gyakorol - irányít
Hoz - állásfoglalást hoz - állást foglal
Jelent - nehézséget jelent - nehézség
Jut, juttat - érvényre jut - érvényesül, érvényre, érvényesít
Képez - kivételt képez - kivételes
Kerül - megvalósításra kerül - megvalósítják
Kifolyólag - az ügyből kifolyólag - emiatt
Mutat - erősödést mutat - erősödik
Talál - elismerésre talál - elismerik
Támaszt - igényt támaszt - igényel
Tesz - bírálat tárgyává teszi - megbírálja
Történik - hivatkozás történik rá - hivatkoznak rá
Végez - fejlesztést végez - fejleszt
Von - felügyelete alá von - felügyel

A szórenddel kapcsolatos kérdés

A lényeges mondatrész a mondat elejére kerüljön
Az állítmányt a tárgy csak kivételes esetben előzheti meg
A csak szó, az elé a mondatrész elé kerüljön, amelynek tartalmát valóban módosítja
Minimális követelmény az alany és az állítmány egyeztetése.

A cél: a figyelemfelhívás.

COMMUNICARE NECESSE EST (Kommunikálni pedig muszáj)
című előadás anyaga, melyet dr. Vass György, az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium Önkormányzati Főosztály szakmai főtanácsadója mondott
Siófokon, a 2006. augusztus 30. - szeptember 1. között megrendezett XIV. Országos Jegyző - Közigazgatási Konferencián.