A protokoll fogalmának történeti áttekintésével itt most nem foglalkozom, mert az a szakkönyvekből elolvasható. Ami a protokoll fogalmát illeti: sokan nem tudják, hogy milyen tartalmi munka húzódik meg mögötte. Az alábbiakban három szakterületről teszek említést,melyek a következők: diplomáciai protokoll, üzleti élet illemszabálya, NATO protokoll

Mielőtt rátérnék az említett szakterületekre, tisztázni kell azt a kérdést, hogy az Európai Uniónak mint nemzetközi szervezetnek van-e külön illemszabálya, protokollja. Erre a kérdésre egyértelműen nemmel kell válaszolni , mert az európai normák érvényesek minden országban. De ettől függetlenül, az egyes országoknak megvannak a nemzeti hagyományaikon alapuló írott vagy iratlan, a szokásokon alapuló szabályai. Ilyen speciális dolog az, hogy egész Európában egyedülálló a magyarok névhasználata: első a vezetéknév, majd ezt követi az utónév.

Nagyon fontos szabály az is, hogy a hivatalos rangsorolás nem az egyénnek, hanem az egyén által képviselt országnak és a rangjának szóló megtiszteltetés.

1. A protokoll nem viselkedéskultúra. Az általános és közéleti viselkedéskultúra szabályainak ismerete hozzátartozik az általános műveltséghez, amely minden szakmának az alapját képezi, így a protokollosi munkáét is. Ezek a köszönés, bemutatkozás, bemutatás, névjegy, kézcsók, pontosság, virágküldés szabályai stb.

A protokoll egy szertartásrend, egy óriási rendezvényszervező munka. Legmagasabb foka a diplomáciai protokoll, melynek írott szabályai vannak. Pl. nagykövet megbízólevelének átadása.

A diplomáciai protokoll célja:

"A hivatalos és személyes kapcsolatok gördülékennyé tétele egy olyan általánosan elfogadott szabályrendszer segítségével, amely nemzetközileg ismert, ami lehetővé teszi a beilleszkedést, a kiszámíthatóságot és a szabályoktól való eltérés érzékelését".

A protokollal nagyon meg lehet sérteni embereket és nagyon meg lehet tisztelni valakit.

A diplomáciai protokollban a viselkedésnek és a szabályok betartásának jelzőrendszer szerepe van, így közléseket, véleményeket, értékelést lehet átadni anélkül, hogy azt szóbeli vagy írásbeli formában is meg kellene tenni.

Sértés lehet, ha valaki szándékos formai hibát vét levél címzésben és megszólításban.

Felmerül a kérdés, hogy kit hívunk excellenciás úrnak? Magyarországon az öt közjogi méltóságot megilleti ez a cím, melyek a következők: köztársasági elnök, miniszterelnök, országgyűlés elnöke, alkotmánybíróság elnöke, Legfelsőbb Bíróság elnöke, aki egyben az Országos Igazságszolgáltatási elnöke is.
De megilleti még ez a cím, a minisztereket és a nagyköveteket és magas egyházi méltóságokat is. /megjegyzés: a legfőbb ügyész nem tartozik a közjogi méltóság fogalomkörébe./

Példaként említem meg a nagykövetnek írandó levél helyes címzését:

Õexcellenciája XY úrnak
rendkívüli és meghatalmazott nagykövet
Francia Köztársaság Nagykövetsége

Budapest

Levélbeli megszólítása: Tisztelt Nagykövet Úr!

A levél végén található elköszönési formák:

Kérem fogadja Nagykövet úr őszinte tiszteletemet és nagyrabecsülésemet. Vagy

Kérem fogadja Nagykövet úr őszinte tiszteletem és nagyrabecsülésem kifejezését.

Ide jön a levél aláírója

Összefoglalva: a protokoll szó mai értelemben jelenti a

- nemzetközi tárgyalásokról felvett jegyzőkönyvet
- azoknak a szabályoknak az összességét, amelyek megszabják a diplomáciai képviselők egymással való hivatalos érintkezésének módját valamely állam külügyminisztériumának ezzel foglalkozó osztályát
a hivatalos érintkezésre, különösen a hivatalos rendezvényekre, meghívásokra, megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok és érvényben lévő szokásoknak az összességét.

2. Abban az üzleti- hivatali közegben, amelyben üzletemberként, köztisztviselőként dolgozunk, ott az általános és közéleti viselkedéskultúra kérdései kerülnek előtérbe.

Melyek azok: köszönés, bemutatkozás, bemutatás, kézfogás, megszólítás, névjegy, pontosság, telefonálás, dohányzás, virágküldés, a vendég ültetése a gépkocsiban, kabátlevétel ruhatárban, lépcsőn való haladás, írásbeli levelezés, interjú adás illemtana, étkezési és öltözködés kultúra, nyilvános szereplés stb.

Az üzleti élet illemkódexének szabálya, hogy a férfiakat és a nőket azonos udvariasság és tisztelet illet meg.

A jól felkészült üzletember tudja, hogy mind a társasági, mind az üzleti élet illemszabályainak ismerete előnyt jelent számára akkor, ha a helyzettől függően képes mindkettőt egyformán alkalmazni.

Fontos, hogy az üzletember nevének legyen hitele, bízzanak benne és egy színvonal kapcsolódjék a nevéhez.

3. A NATO SHAPE annyit jelent, hogy parancsnokság. Az Európai Egyesült Hatalmak összességének katonai, politikai főparancsnoksága. A NATO működésével kapcsolatban sokféle információ található az interneten, melyből megismerhető a Szövetség felépítése, működésének alapvető szabályai, a NATO-t létrehozó Washingtoni Szerződés szövege stb. Ismerni kell a NATO-ban alkalmazandó hivatalos nyelveket, az angol és a francia nyelvet, a címeket, rangokat, rövidítéseket, rendezvény típusokat, levelezési és öltözködési szabályokat, bizottságok működését, az eredményes tárgyalás feltételeit, azok előkészítését, zászlók elhelyezését, katonai gyakorlatok protokollját stb.

A NATO egykori protokollfőnöke mondta el egy alkalommal, hogy:

sokan azt gondolják, hogy a protokoll egy-egy találkozás, pezsgőzés és csak formalitás. Pedig pontosan ezek a látszólag formalitások kívánnak a háttérben nagyon pontos, precíz és hozzáértő szervezési munkát. Õ is volt kezdő, katonaember létére neki is okozott gondot a katonai protokoll. Ime egy történet az életéből:

"Hamburgban teljesítettem szolgálatot, amikor megkérdezték tőlem, hogy akarok-e protokoll tiszt lenni Brüsszelben. Mondtam, hogy igen. Bár akkor fogalmam sem volt, hogy mi az. A józan eszemre hallgatva, - valamint az előzőektől átvett hasznos információk alapján, s az általam elkövetett hibákból tanulva - protokollfőnök lettem. Soha nem voltam hajózó tiszt. Kezdő koromban egy alkalommal fel kellett mennem egy hajóra. Leengedték a hajóhidat, elhangzott a sípszó. Felhúzták a zászlót és akkor mindenki tisztelgett, én pedig csak néztem, hogy mi történik. Olyan ideges lettem, mert nem tudtam hirtelen, hogy melyik a hajó eleje és a hátulja. Utána mondták el, hogy a sípszóra nekem is tisztelegnem kellett volna. Szerencsére ezt a kudarcot nem jelentette senki a főnökömnek."

4. A PATAK ÉS A SZIKLA ÖSSZECSAPÁSÁBÓL MINDIG A PATAK KERÜL KI GYÕZTESEN. NEM AZ EREJE, HANEM A KITARTÁSA MIATT.

Akik még járatlanok a protokoll témakörében és szeretnék megismerni az európai normákon alapuló kulturált viselkedési, szervezési és vendéglátási szabályokat, azok részére írtam néhány gondolatébresztő kérdést. Kérem, próbáljanak válaszolni rá:

Biztonság
- Szükséges ezzel a témával foglalkozni napjainkban?
- Nyújtson kezet a személybiztosítónak.Mit tapasztal?

Ellenőrzés
- Ki és mikor végez ellenőrzést?
- Egyáltalán, mit kell ellenőrizni?

Gasztronómia
- Milyen a magyar vendég?
- Mikor gyújt rá étkezés közben a magyar vendég a
cigarettára?

Levélírás
- Milyen szempontokat vesz figyelembe a levélírásnál?
- Miért legyünk óvatosak a néni, bácsi megszólítással?

Meghívók
- Tisztelettel meghívjuk Önt és partnerét. Minden
helyzetben helyes ez a forma?

Öltözködés
- Mi az ami egyértelműen kizárandó a hivatali, üzleti
élet fogalmából?
- Be kell gombolni mindenkor az egysoros zakó összes
gombját?

Pohárköszöntő
- Mikor kell pohárköszöntőt mondani?
- Van valamiféle szabálya?

Sajtótájékoztató
- Hány órára kell kitűzni a sajtótájékoztató vagy
sajtókonferencia időpontját?
- Mi a különbség közöttük?

Tolmácsolás
- Mi a tolmács kötelező diszkréciójának a határa?
- Melyek a tolmácsolás fajtái?

Ültetési rend
- Mi jut eszébe arról, hogy ültetési rend?
- Mikor alkalmazunk ültetési rendet?

Zászlók
- A hivatalos magyar zászlóban benne van a címer?
- Kereskedelmi reklámban megjelenhet a magyar zászló?

HA ÖN EZEKRE A KÉRDÉSEKRE VÁLASZOLNI TUD, BIZTOS HOGY NAGYSZERÛ RENDEZVÉNYSZERVEZÕ VAGY PROTOKOLLOS LESZ, MERT ÉRDEKLI ÖNT A TÉMA.