A protokollos szervezési feladata a delegációs munkában a teljesség igénye nélkül - www.protokoll-info.hu - Dr. Vámos Lászlóné Protokoll szakértő weboldala
A protokollos szervezési feladata a delegációs munkában a teljesség igénye nélkül Nyomtatás
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   


A hazánkba érkező külföldi delegációs programok szervezésével összefüggésben elmondanék néhány gyakorlati tapasztalatomat, amivel színesíteni lehet a vendégek programját a nemzeti jelleg figyelembevételével.

Köztudott, hogy a külföldi vendégnek illik alkalmazkodnia a fogadó ország szokásaihoz, de a vendéglátónak, a protokollosnak is nagy a felelőssége.

 
Vigyázzunk munkánk közben minden fajta megjegyzésre, mert a külföldi vendégek között sokszor található olyan vendég, aki érti a nyelvünket. Erre külön fel kell hívni a szervezésben résztvevők figyelmét, mert adódott már ebből probléma.
 
A protokollfőnök rémálma közül az egyik az, amikor magas rangú vendég ünnepélyes fogadásakor a zenekar nem a megfelelő Himnuszt játssza. Így fordulhatott elő még a szocializmus időszakában, hogy az akkori népköztársaság elnöke Tanzániába érkezve kiszállt a repülőgépből és az ünnepélyes fogadására megjelent zenekar a Himnusz helyett egy ismert magyar slágerba kezdett. Nevezetesen az „Ádám hol vagy, vajon merre csavarogsz” című dalról volt szó.
Természetesen rögtön leállították a zenekart és a diplomaták tiltakoztak az illető ország hivatalos szerveinél.
 
Sajnálatos módon, gyakran összecserélik a nemzeti zászlókat is. A piros-fehér-zöld színű magyar zászlót gyakran összekeverik az olasz zöld-fehér-piros zászlóval.
 
Az egyik európai országból hazánkba érkező miniszter asszony titkára, elég hiányos földrajzi ismeretekkel rendelkezett, mert a hozzánk intézett levelében következetesen más ország fővárosát írta le. Amikor Magyarországra érkezett a miniszter asszony kíséretében, akkor finom eszközökkel tudatosítottam benne, hogy jelenleg Budapesten és nem Bukarestben tartózkodik, könyvekkel ajándékoztam meg őt az országunkról és a fővárosunkról. 
 
A címek, a rangok, beosztások hagyományos tiszteletéből következik, hogy ezek használatára a protokollosnak mindenkor ügyelni kell, mert ezek sorrendje országonként változó lehet.
 
Előfordul az, hogy a fővendég kíséretében lesz – a delegáció tagjain kívül – a felesége is. Fel kell készülni arra, hogy míg a fővendég tárgyalásokat folytat, addig a házastársnak külön programot illik szervezni. Természetesen vannak olyan programok, amelyben a házastárs is részt vehet. Amit soha nem hagytam el a programból, ez a Parlament megtekintése, amely a londoni Parlament után, Európa legszebb parlamenti épülete. Minden lehetőséget meg kell ragadni arra, hogy a nagyvilágból érkező vendégek vigyék el jó hírünket és minél szélesebb ismeretek birtokában utazzanak el hazánkból.
 
Helyes, ha diplomáciai úton tájékozódunk előre arról, hogy a fővendégnek és a házastársának van-e a programmal kapcsolatban valamilyen külön kívánsága. Ezekre mindig nagy súlyt kell fektetni, mert ha jelzés érkezik erre vonatkozólag, akkor azt mindenképpen be kell iktatni a programba. Ha tudjuk azt, hogy a feleség művészet-kedvelő, akkor próbáljuk meg pontosítani azt, hogy a képző vagy iparművészeten belül mi érdekli őt.
 
A klasszikus városnéző program szervezésén kívül szeretnék néhány példát megemlíteni a különleges kívánságokra, amelyet teljesítettünk. A hazánkba érkezett miniszter felesége keramikus iparművész volt és az volt a kérése, hogy szervezzünk egy találkozót az egyik ismert keramikus művésszel a saját műhelyében. Ezt a találkozót sikerült megszerveznem az általam tisztelt, néhai Bod Éva keramikus iparművésszel, akit alkotó munkája közben látogattunk meg.
 
A zeneszakos tanárnőt elkísértük Kecskemétre, a Kodály Gimnáziumba, ahol megismerkedhetett a világhírű, egyedülálló zenetanulási Kodály-módszerrel.
 
Előfordult az is, hogy a miniszter asszonyt a férje kísérte el, aki semmi mást nem kért, csak azt, hogy bocsássunk egy gépkocsit a rendelkezésére. Az illető bélyeggyűjtő volt, így első útja a Bélyeg Múzeumba vezetett.
 
Városnézés szervezésekor jól felkészült, hivatásos idegenvezetőt kell felkérni a város látványos, idegenforgalmi értékeinek a bemutatására. Amire ilyenkor ügyelni kell, ne legyen a program túlságosan fárasztó és zsúfolt. Vegyük figyelembe mindenkor a vendég egészségi állapotát, életkorát, az idős korú hamar elfárad, kerülni kell a lépcsőket stb. Nagyon fontos a vendég visszajelzéseinek a megfigyelése. Amikor már nagyon fáradt, akkor nem érdekli a téma, ne erőltessük, inkább változtassunk az eltervezett programon.
 
Megszívlelendő jó tanács minden protokollos részére, hogy tisztelettel kell kezelni minden vendég vallási szokását és mindenfajta vallási témáról kellő tapintattal kell beszélni. A kezdő protokollosnak azt ajánlom, hogy ők maguk ismerjék meg előre a helyszíneket, járják be egyszer ezeket az útvonalakat, írják fel a kapcsolattartók nevét és telefonszámát, így menetközben nem érhet senkit meglepetés.
 
Néhány érdekesség a nagyvilág illemszabályaiból és protokoll-gyakorlatából.
 
Ismeretes, hogy az egyes országok viselkedési szabályai, illemtana, etikettje jelentős eltéréseket mutat, amelyekkel a nemzetközi hivatalos érintkezés során gyakran találkozhatunk.
 
Van olyan ország, ahol a férfiak és a nők tegezik egymást az ország anyanyelvén. Az eladó tegezi a vásárlót az üzletben, a vendégek tegezik egymást a fogadásokon, a kormányülésen még a miniszterelnököt is a keresztnevén, Jörának szólítják a miniszterek. Annyit elmondhatok, hogy ebben az országban egyedül a királyt nem illik tegezni, őt Őfelségének szólítják.
Ez az ország Svédország.
 
Vannak olyan országok, ahol hazánkhoz hasonlóan a vezetéknév /családnév / elől áll és a személynév / vagyis a keresztnév / az mögötte van. Ezek az országok Japán, Kína, Mongólia.
 
Van olyan ország, ahol mindenki megtarthatja a hivatali rangját még akkor is, ha kisebb beosztásba kerül. Például miniszterből polgármester lesz, akkor a megszólítása változatlanul miniszter úr szóban és írásban egyaránt. A illető országban a nők megszólítása Madame még akkor is, ha államfőről van szó. Ez az ország Franciaország.  
 
Néhány közép-európai országban – így hazánkban is – erősen érződnek olyan klasszikus hagyományok, mint például a kézcsók, ami egyébként jelképes és nem igazi csók. A kézcsók a hivatalos kapcsolatokban bizalmaskodásnak számít, a legtöbb országban kerülni kell. Egy japán hölgy halálra rémülne, ha valaki kézcsókkal akarná köszönteni őt.
 
Egyes szavak, jelek, tettek bizonyos kultúrkörben más-más jelentéssel bírnak. Erre az egyik legismertebb példa a bolgárok fejcsóválása, amit az igen és a nem kifejezésekor használnak, a nálunk ismert fejbólintással pontosan ellentétesen. 
 
A japánok kellemetlennek érzik a rájuk szegeződő európai tekintetet. A japán kultúrában a „szembenézés” kihívást, agresszivitást jelent. Japánban a férfiak társadalmilag előnyben vannak a nőkkel szemben. Nyilvános helyen a férfiak vonulnak elől, a nőket nem szokás előre engedni. Kabátfelsegítés és egyéb figyelmességekre a nők ne számítsanak.
 
A japán férfiak tökéletesen tájékozottak afelől, hogy a nyugati civilizációban a nőket hagyományosan bizonyos udvariassági szabályok szerint kezelik. Nagy igyekezetükben túlzásba is viszik a fehér nővel szembeni előzékenységet. Előfordulhat, hogy egy nagyobb társaságban csak a fehér nőt tessékelik előre, ugyanakkor saját női honfitársaikat vagy más külföldi nőket hátrahagynak.
 

Az eddigiekből látható, hogy milyen színes a világ még a protokollban is! 

 

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2009. december 08. kedd, 13:38