Milyen legyen a magatartásunk a magyar és a külföldi partnerek előtt?

A kapcsolatteremtés első eleme, a legáltalánosabb és leggyakrabban használt társadalmi érintkezési forma a köszönés, amely hazánkban a napszakhoz igazodik.

A társadalmi életben a bemutatkozás a kezdete minden ismeretségnek. A bemutatkozás harmadik fél segítsége nélküli ismeretségkötés. A bemutatkozást mindig az érkező, a belépő kezdeményezi rangra, nemre, korra való tekintet nélkül. Bemutatkozásnál gyakori probléma, hogy mindketten egyszerre mondják a nevüket, így egyik sem érti a másik nevét. Ilyenkor célszerű rákérdezni valamilyen udvarias formában a másik nevére.

A kézfogás alkalmazkodjon a vendég fizikai állapotához. A japán üzleti partnerek meghajlással üdvözlik egymást, amely nem az alázat, hanem a tisztelet jele. De ismerik az európai szokásokat és elfogadják a kézfogást, amely lágy a mi szokásainkhoz képest.

Íróasztal fölött nem illik átnyújtani a kezünket. Legalább el kell lépni az asztaltól és jelezni, hogy egyenrangúként fogunk kezet. A kézcsók a hivatalos, üzleti kapcsolatokban bizalmaskodásnak számít, ezért a legtöbb országban kerülni kell.

Ha partnerünk tárgyalás közben kényszerül felvenni a telefont, akkor mélyedjünk el az iratainkba és ne figyeljünk arra, kivel és mit beszél. Ha hosszabb lélegzetű dologról kívánunk tárgyalni, kérdezzük meg, hogy alkalmas-e az időpont. Ha nem, kérjünk egy újabb időpontot.

Sajnos a magyarok nem pontos emberek. A pontosság a nemzetközi hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját magunk megbízhatósága. Üzleti tárgyalásra, üzleti ebédre, vacsorára pontosan illik érkezni.

„USA-ban a keleti parton a 9 órára megbeszélt üzleti tárgyalás, a partnerek között pontosan 9 órát jelent.
9 óra 10 percig nem szükséges magyarázkodni.
9 óra 15-kor már rövid magyarázattal, bocsánatkéréssel tartozunk.
9 óra 3O-kor már komoly, ésszerű magyarázatot kell adni. Mivel mindenütt van mobiltelefon, előre illik jelezni a késést.
50 percen túli késés már komoly sértésnek számít.
1 órás késés a tűrési skála felső határa.”

Természetesen az egymást jól ismerő partnerek a késést elnézőbben kezelik. Nemcsak pontosan kell érkezni a hivatalos tárgyalásra, hanem korábban sem illik érkezni, zavarba hozhatjuk vele a partnerünket.

Fogadáson, koktél partin megengedett a 10-15 perces késés. De minimum fél órát illik ott maradni. A meghívón megjelölt tól-, ig időponton túl nem illik ott maradni.

A névjegy a hivatalos és az üzleti élet elengedhetetlen eszköze, nagyon hatékony kommunikációs eszköz. Rövid idő alatt sok hasznos információt szerzünk  tárgyalópartnerünkről, például nevének írásmódját, rangját és beosztását, a képviselt cég címét és elérhetőségeit. Ha valaki átnyújtja a névjegyét
azt  illik elolvasni és viszonozni.  

Ami a virágot illeti: a hivatalos tárgyalás helyszínét virágdekorációval tehetjük hangulatossá. A tárgyaló asztalra lapos ikebanát helyezzünk el, mert a magas virág eltakarja a tárgyaló partnereket.  A virág a figyelmesség és az udvariasság jelképe. Külföldi hölgyvendéget illik virággal fogadni a repülőtéren, a pályaudvaron.

Mikor nem viszünk virágot? Étterembe szóló meghíváskor, hivatalos megbeszélésre, üzleti tárgyalásra, interjúra, vagy ha díszvendégként vagyunk hivatalosak.

Összefoglalva: miért fontos mindenki számára a társasági-, a közéleti viselkedéskultúra, valamint a protokoll szabályainak ismerete?

Amikor magánéletünk során társasági eseményen, a munkánkkal összefüggésben protokoll rendezvényen veszünk részt, akkor ezek az ismeretek képessé tesznek minket a viselkedési szabályok ismeretén alapuló magabiztos fellépésre.

A rendezvények résztvevőiként figyelmünket annak tartalmára, információ szerzésre, kapcsolatteremtésre és a kommunikációra tudjuk fordítani. Ha nem tudunk a meghívásnak eleget tenni, azt elfogadható indokkal le kell mondani. Csak olyan rendezvényre menjünk el, amelyre ténylegesen hivatalosak vagyunk. Nem szabad a meghívót másra átruházni a vendéglátó tudta nélkül.

Váratlan meghívás vagy előzetes bejelentés nélkül nem illik sehova elmenni. Azt itthon és külföldön egyaránt kerülni kell.
                                                        …………………

Az eddig leírtakból látható, sok múlik azon, milyen színvonalon vesszük fel a kapcsolatot a partnerrel és hogyan vezetjük a tárgyalást. Ajánlatos tanulmányozni a hivatalos tárgyalások előtt a partner országában elfogadott magatartási normákat és a hozzájuk kapcsolódó tárgyalási szokásokat. A mindennapi életben, de mindenekelőtt az üzleti tárgyalásokon a mozdulatok, a testtartás, a tekintet hűen tükrözik az érzéseket, a szándékot és sokszor a tekintélyt is. Például a karba tett kéz, a keresztbe tett láb a visszautasítás jele stb.

Nem közömbös, hogy a hivatalos tárgyalások végén a külföldi partnerek milyen képet alkotnak a cégről, annak vezetőiről és rajtuk keresztül az egész országról. A tárgyalások érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, amelynek korrekt szakmai alapokon nyugvó, pontos szervezőmunkával kell kiegészülnie.